1- يقوم الاتحاد بإرسال كتاب موجهة للهيئة متضمن ميزانيات الفعاليات والأنشطة والبرامج المراد اقامتها.

2- تقوم الإدارة بإعداد كتاب مرفق به ميزانيات الاتحاد لنائب المدير العام لقطاع الرياضة للجميع للاعتماد.

3- توجيه كتاب من نائب المدير العام لقطاع الرياضة للجميع لنائب المدير العام للشئون المالية و الإدارية لتحويل المبلغ على حساب الاتحاد كعهدة يتم تسويتها بعد انتهاء الفعالية.

4- ارسال كتاب من الاتحاد بطلب احتياج باصات لنقل الطلاب من مكان التجمع إلى مكان الفعالية.

5- يتم اعداد ميزاية نائب المدير العام لقطاع الرياضة للجميع لنائب المدير العام للشئون المالية و الإدارية لعمل الربط المالي .

6- توجيه كتاب لإدارة التوريدات بتوفير باصات.

7- يقوم الاتحاد بمخاطبة الهيئة لمخاطبة الجهات المعنية مثل ( وزارة الداخلية - وزارة الصحة - البلدية - الاتحاد) ( في حال لزم الأمر).

8- يقوم الاتحاد بإرسال كتاب متضمن تسوية العهدة بعد انتهاء الفعالية يتم توجيه كتاب من نائب المدير العام لقطاع الرياضة للجميع لنائب المدير العام للشئون المالية والإدارية لتسوية العهدة .