1- يقوم الموظف المختص بتحديد الجهة المطلوب توجيه الكتاب إليها.

2- يقوم الموظف المختص باستلام كتاب مدير الإدارة و تسجيل رقم إشارة وتاريخ.

3- كتابة الموضوع بشكل مختصر جدا في وسط الصفحة للكتاب حسب النظم المعمول بها .

4- البدء بعد ذلك في كتابة الموضوع مع الشرح الوافي للمطلوب بالتفاصيل المهمه بأسلوب مختصر.

5- وضع المسمى الوظيفي للتوقيع على الكتاب في نهاية أسفل الصفحة حسب النظم المعمول بها.

6- ارفاق نسخة من الكتاب الرسمي و وضع أسفل الصفحه جدول خاص بالقائمين على الموضوع.

7- يقوم رئيس القسم بمراجعة الكتاب من الاخطاء وسلامة فحوى الكتاب.

8- يقوم الموظف المختص بوضع الكتاب في دفتر التوقيع الخاص بمدير الإدارة

9- ارفاق نسخه من الكتاب الرسمي و وضع اسفل الصفحه جدول خاص بالقائمين على الموضوع من خلال ( رمز الجهة / المسمى الوظيفي / الاسم / التوقيع / التاريخ) لمراجعة الموضوع ومناقشتهم في حال وجود أي استفسارات.