1- الاستعلام عن طريق نظام التراسل الالكتروني اما عن طريق:

- ادخال تاريخ الكتاب والجهة الواردة اليها الكتاب ثم الضغط على مفتاح البحث واختيار الكتاب المطلوب او عن طريق رقم الكتاب اذا وجد ثم الضغط على مفتاح البحث واختيار الكتاب المطلوب

2- الاستعلام عن طريق التراسل الالكرتوني:

- بنفس خطوات الدخول واختيار العمليات اليومية ثم المراسلات الداخلية يتم ادخال تاريخ الكتاب او الجهة او رقم الكتاب وبعد الضغط على مفتاح البحث يتم عرض بيانات الكتب المشابهة للرقم المدخل ويتم بعد ذلك اختيار الكتاب المراد الاستعلام عنه

- بعد الاختيار يتم عرض الوثيقة للكتاب وطباعتة

3- عن طريق جدول المتابعة الخاص بالادارة:

4- ملاحظات الرد موجودة بالجدول

5- عمل اللازم على حسب التعليمات المطلوبة من خلال نص الكتاب او تأشيرة مدير الادارة وفي حال التأخير يتم التنسيق مع الجهة المحول لها الكتاب من قبل المدير - حسب النظم المعمول بها