1- يتم ارسال الكتاب من الهيئة الرياضية إلى الهيئة العامة للرياضة ومن ثم يوجه إلى القطاع المختص (قطاع الرياضة التنافسية) 

2- تقوم الهيئات الرياضية بإرسال تسوية العهدة للهيئة العامة للرياضة والتي تتضمن المستندات والفواتير الدالة على الصرف للمشاركة الرياضية الخارجية والمحلية بموجب كتاب موجه من الهيئة الرياضية يتضمن: 

-صورة طبق الأصل من كافة الفواتير والمستندات الخصة بالعهدة والمؤيدة للصرف 

-قرار مجلس غدارة الهيئة الرياضية المتضمن اعتماد المصروفات لخاصة بالمشاركة والمقدمة من رئيس الوفد أو مسئول العهدة 

- بوردنج الذهاب والعوة من وإلى الكويت أو صور جواز االسفر متضمن اختام الدخول والخروج أو شهادة من المنافذ تبين حركة الدخول و الخروج لأعضاء الوفد المشارك 

3- تقوم الإدارة المختصة (إدارة المتابعة والتفتيش على الهيئات الرياضية) بالاطلاع والمراجعة على المستندات والفواتير المرسلة بالعهدة الخاصة بالمشاركة وذلك وفقا للوائح والتعاميم المعمول بها لدى الهيئة في هذا الشأن - لائحة المشاركات الخارجية رقم 7 لسنة 2018 وتعديلاتها (مرفق اللائحة) 

4- اعداد كتاب موجه للإدارة المالية موضح به مقارنة بين أوجه الصرف الفعلية وبين ماتم صرفه من قبل الهيئة العامة للرياضة مسبقا وقيمة الفائض المالي واجب الرد لحساب الهيئة العامة للرياضة وتكون مذكرة التسوية مرفقا بها جميع المسنندات والفواتير المؤيدة للصرف ليتم مراجعة مدى اتفاقها مع اللوائح والضوابط والقرارات المتبعة والمعول بها من قبل الإدارة المالية (مرفق اللائحة) 

5- تحرير استمارة تسوية موقع عليها من قبل الإدارة المالية و المراقب المالي ومتضمنه انه تم مراجعة المستندات المؤيدة للصرف. 

6- يتم اقفالها بسجلات الهيئة العامة لللرياضة.