1- يتم ارسال الكتاب من الهيئة الرياضية إلى الهيئة العامة للرياضة ومن ثم يوجه إلى القطاع المختص (قطاع الرياضة التنافسية) 

2- تقوم الهيئات الرياضية بإرسال تسوية العهد للهيئة العامة للرياضة والتي تتضمن المستندات والفواتير الدالة على الصرف للمشاركة الرياضية الخارجية والمحلية بموجب كتاب موجه من الهيئة الرياضية يتضمن: 

- صورة طبق الأصل من كافة الفواتير والمستندات الخاصة بالعهدة والمؤيدة للصرف 

- قرار مجلس إدارة الهيئة الرياضية المتضمن اعتماد المصروفات الخاصة بالمشاركة والمقدمة من رئيس الوفد أو مسئول العهدة 

- بوردنج الذهاب والعودة من وإلى الكويت او صور جواز السفر متضمن اختام الدخول والخروج أو شهادة من المنافذ تبين حركة الدخول و الخروج لأعضاء الوفدد المشارك

3- تقوم الإدارة المختصة (إدارة المتابعة والتفتيش على الهيئات الرياضية) بالاطلاع والمراجعة على المستندات والفواتير المرسلة بالعهدة الخاصة بالمشارمة وذلك وفقا للوائح والتعاميم بها لدى الهيئة في هذا الشأن- لائحة المشاركات الخارجية رقم 7 لسنة 2018 وتعديلاتها (مرفق اللائحة) 

4- اعداد كتاب موجه للإدارة المالية موضح به مقارنة بين أوجه الصرف الفعلية وبين ما تم صرفه من قبل الهيئة العامة للرياضة مسبقا وقيمة الفائض المالي واجب الرد لحساب الهيئة العامة للرياضة وتكون مذكرة التسوية مرفقا بها جميع المسنتدات والفواتير المؤيدة للصرف ليتم مراجعة مدى اتفاقها مع اللوائح والضوابط والقرارات المتبعة والمعمول بها من قبل الإدارة المالية (مرفق اللائحة) 

5-  تحرير استمارة تسوية موقع عليها من قبل الإدارة المالية و المراقب المالي و متضمنه انه تم مراجعة المستندات المؤيدة للصرف

6- يتم اقفالها بسجلات الهيئة العامة للرياضة