1-يتم ارسال الكتاب من الهيئة الرياضيه الى الهيئه العامه للرياضه و ومن ثم يوجه الى القطاع المختص (قطاع الراضه التنافسيه)

2-تقوم الهيئات الرياضيه بارسال تسويه العهده للهخيئه العامه للرياضه و التي تتضمن المستندات و الفواتير الداله على الصرف للمشاركه الراضيه الخارجيه و المحليه بموجب كتاب موجه من الهيئه الرياضيه يتضمن:

-صوره طبق الاصل من كافه الفواتير و المستندات الخاصه بالعهده و المؤيده للصرف

-قرار مجلس اداره الهيئه الرياضيه المتضمن اعتماد المصروفات الخاصه بالمشاركه و المقدمه من رئيس الوفد او مسئول العهد

-بوردنج الذهاب و العوده من و الى الكويت او صوره جواز السفر متضمن اختام الدخول و الخروج او شهادة من المنافذ تبين حركه الدخول و الخروج لاعضاء الوفد المشارك

3-تقوم الاداره المختصه (اداره المتابعه و التفتيش على الهيئات الرياضيه)بالاطلاع و المراجعه على المستندات و الفواتير المرسله بالعهدة الخاصه بالمشاركه و ذلك وفقا للوائح و التعاميم المعمول بها  لدى الهيئه في  هذا الشان لائحه المشاركات الخارجيه 7 لسنه 2018 و تعديلاتها (مرفق الائحه)

4-اعداد كتاب موجه للاداره الماليه موضح به مقارنه بين اوجه الصرف الفعليه و بين ماتم صرفه من قبل الهيئه العامه للرياضه مسبقا و قيمه الفائض المالي واجب الرد لحساب الهيئه العامه للرياضه و تكون مذكره التسويه مرفقا بها جميع المستندرات و الفواتير و المؤيد للصرف ليتم مراجعه مدى اتفاقها مع اللوئح والضوابط