- تقوم الهيئة الرياضية بتقديم طلب الهيئة العامة للرياضة يتضمن المستندات والفواتير الدالة على الصرف للمشاركة الرياضية الخارجية بموجب كتاب موجه من الهيئة الرياضية يتضمن:-

1- صورة طبق الاصل من كافة الفواتير والمستندات الخاصة بالعهدة والمؤيدة للصرف

2- قرار مجلس ادارة الهيئة الرياضية المتضمن اعتماد المصروفات الخاصة بالمشاركة والمقدمة من رئيس الوفد او مسئول العهدة

3- بوردنج الذهاب والعودة من والى الكويت او صورة جواز السفر متضمن اختام الدخول والخروج او شهادة المنافذ تبين حركة الدخول والخروج لاعضاء الوفد المشارك

- يتم ارسال الكتاب للهيئة العامة للرياضة ويوجه الى القطاع المختص (قطاع الرياضة التنافسية)

- تقوم الادارة المختصة (ادارة المتابعة والتفتيش على الهيئات الرياضية) بالاطلاع والمراجعة على المستندات والفواتير المرسلة بالعهدة الخاصة بالمشاركة وذلك وفقا لللوائح والتعاميم المعمول بها لدى الهيئة في هذا الشان - لائحة المشاركات الخارجية رقم 17 لسنة 2018 وتعديلاتها

- ومن ثم اعداد كتاب موجه للادارة المالية موضح به مقارنة بين اوجه الصرف الفعلية وبين ماتم صرفه من قبل الهيئة العامة للرياضة مسبقا وقيمة الفائض المالي واجب الرد لحساب الهيئة العامة للرياضة وتكون مذكرة التسوية مرفقا بها جميع المستندات والفواتير المؤيدة للصرف ليتم مراجعة مدى اتفاقها مع اللوائح والضوابط والقرارات المتبعة والمعمول بها من قبل الادارة المالية وجهاز المراقبين الماليين ويتم تحرير استمارة تسوية موقعا عليها من قبل الادارة المالية والمراقب المالي ومتضمنة انه تم مراجعة المستندات المؤيدة للصرف, ومن ثم اقفالها بسجلات الهيئة العامة للرياضة