1- يتم ارسال الكتاب من الهيئة الرياضية الى الهيئة العامة للرياضة ومن ثم يوجه إلى القطاع المختص (قطاع الرياضة التنافسية) 

2- تقوم الهيئات الرياضية بإرسال تسوية العهدة للهيئة العامة للرياضة والتي تتضمن المستندات والفواتير الدالة على الصرف للمشاركة الرياضية الخارجية والمحلية بموجب كتاب موجه من الهيئة الرياضية يتضمن: 

- صورة طبق الاصل من كافة الفواتير والمستندات الخاصة بالعهدة والمؤيدة للصرف. 

- قرار مجلس إدارة الهيئة الرياضية المتضمن اعتماد المصروفات الخاصة بالمشاركة والمقدمة من رئيس الوفد أو مسئول العهدة 

- بوردنج الذهاب و العودة من وإلى الكويت او جواز السفر متضمن اختام الدخول والخروج أو شهادة من المنافذ تبين حركة الدخول والخروج لاعضاء الوفد المشارك. 

3- تقوم الإدارة المختصة (إدارة المتابعة والتفتيش على الهيئات الياضية) بالاطلاع والمراجعة على المستندات والفواتير المرسلة بالعهدة الخاصة بالمشاركة وذلك وفقا للوائح والتعاميم المعمول بها لدى الهيئة في هذا الشان - لائحة المشاركات الخارجية رقم 7 لسنة 2018 وتعديلاتها. (مرفق اللائحة) 

4- اعداد كتاب موجه لإدارة المالية موضح به مقارنة بين اوجه الصرف الفعلية وبين ماتم صرفه من قبل الهيئة العامة للرياضة مسبقا وقيمة الفائض المالي واجب الرد لحساب الهيئة العانة للرياضة وتكون مذكرة التسوية مرفقا بها جميع المستندات والفواتير المؤيدة للصرف ليتم مراجعة مدى اتفاقها مع اللوائح والضوابط والقرارات المعمول بها من قبل الغدارة المالية (مرفق اللائحة) 

5- تحرير استمارة تسوية موقع عليها من قبل الغدارة المالية و المراقب المالي ومتضمنه انه تم مراجعة المستندات المؤيدة للصرف. 

6- يتم اقفالها بسجلات الهيئة العامة للرياضة