1- ورود كتاب من الجهات الخارجية (الوزارات او الهيئات او الشركات الخاصة او الجمعيات إلخ...) بشان طلب اقامة فعالية او برنامج او نشاط توعوي رياضي يختص بالمرأه.

2- ومن ثم يتم رفع مذكرة لمدير الادارة ثم الى وكيل القطاع للموافقة على تجهيز المتطلبات اللازمة في حال الموافقة.

3- يتم التواصل مع الجهة الطالبة سواء عبر اتصال هاتفي او عن طريق اجتماع رسمي للتنسيق والاتفاق على آلية التنفيذ ومناقشة الاحتياجات المطلوبة لإفاقة الفعالية (مطبوعات, هدايا, مكافآت المراكز الاولى, كؤوس, ميداليات, دروع, ... إلخ).

4- يتم رفع مذكرة للسيد/ نائب المدير العام لقطاع الشئون الرياضية بالمقترح سالف الذكر متضمن القيمة التقديرية للميزانية المقترحة.

5- في حال الموافقة على المقترح يتم عمل ميزانية تقديرية بالمواد المطلوبة من قبل الادارة المختصة وبتوقيع المختصين (رئيس القسم ومدير الادارة) وإرسالها عن طريق التراسل الالكتروني للسيد/ نائب المدير العام لقطاع الشئون الرياضية للاعتماد بشكل نهائي وتكون موجهة لسعادة مدير عام الهيئة العامة للرياضة للاعتماد وارسالها لنائب المدير العام لقطاع الخدمات المؤسسية لعمل اللازم واجراء الربط المالي.

6- بعد عمل الربط المالي يتم عمل طلبات الصرف الخاصة بالميزانية المعتمدة من قبل قسم المرأة (سواء نموذج عقد, مطبوعات, هدايا او ضيافة) او طلبات يتم توفيرها عن طريق أوامر الشراء, وتكون بكتاب رسمي لاددارة الخدمات اللوجستية لتوفير المطلوب, والمتابعة من قبل المسئول لمراجعة المواد قبل توريدها والتأكد من جودة العينات المطلوبة.

7- التواصل مع الجهة الطالبة للتنسيق واعداد المخاطبات اللازمة (ادارة الاتصال المؤسسي بالهية لعمل التغطيات الاعلامية اللازمة ومن خلالها يتم مخاطبة تلفزيون الكويت لعمل بث مباشر ان احتاج الامر, ومخاطبة وزارة الصحة لتوفير سيارة اسعاف ان استدعى الامر, ووزارة الداخلية في حال طلب توفير الامن اللازم, وكذلك مخاطبة الجهات المختصة لتوفير مكان الاقامة الفعالية (المجمعات التجارية, او الاتحادات والاندية الرياضية او الساحات الرياضية او مراكز الشباب او الاندية النسائية الخاصة ... إلخ).