1- ورود كتاب من الجهات الخارجية (الوزارات, هيئات, شركات خاصة او جمعيات... إلخ) بشأن طلب اقامة فعالية او برنامج او نشاط توعوي رياضي يختص بفئات ذوي الاحتياجات الخاصة

2- يتم الواصل مع الجهة الطالبة سواء عبر اتصال هاتفي او عن طريق اجتماع رسمي للتنسيق والاتفاق على آلية التنفيذ, ومناقشة الاحتياجات المطلوبة لإقامة الفعالية (مطبوعات, هدايا, مكافآت المراكز الاولى, كؤوس, ميداليات, دروع ...إلخ)

3- يتم رفع مذكرة للسيد/ نائب المدير العام لقطاع الشئون الرياضية بالمقترح سالف الذكر متضمن القيمة التقديرية للميزانية المقترحة

4- في حال الموافقة على المقترح يتم عمل ميزانية تقديرية بالمواد الطلوبة من قبل الادارة المختصة وبتوقيع المختصين (رئيس القسم ومدير الادارة) وإرسالها عن طريق التراسل الالكتروني للسيد/ نائب المدير العام لقطاع الشئون الرياضية للاعتماد بشكل نهائي وتكون موجهة لسعادة مدير عام الهيئة العامة للرياضة للاعتماد وارسالها لنائب المدير العام لقطاع الخدمات المؤسسية لعمل اللازم واجراء الربط المالي

5- بعد عمل الربط المالي يتم عمل طلبات الصرف الخاصة بالميزانية المعتمدة من قبل قسم ذوي الاحتياجات الخاصة (سواء نموذج عقد, مطبوعات, هدايا, او ضيافة) او طلبات يتم توفيرها عن طريق اوامر الشراء, وتكون بكتاب رسمي لإدارة الخدمات اللوجستية لتوفير المطلوب, والمتابعة من قبل المسئول لمراجعة المواد قبل توريدها والتأكد من جودة العينات المطلوبة.

6- التواصل مع الجهة الطالبة للتنسيق, واعداد المخاطبات اللازمة (ادارة الاتصال المؤسسي بالهيئة لعمل التغطيات الاعلامية اللازمة ومن خلالها يتم مخاطبة تلفزيون الكويت لعمل بث مباشر ان احتاج الامر, ومخاطبة وزارة الصحة لتوفير سياره اسعاف ان استدعى الامر, ووزارة الداخلية في حال طلب توفير الامن اللازم وكذلك مخاطبة الجهات المختصة لتوفير مكان الاقامة الفعالية (الاتحادات, الاندية الرياضية , الساحات الرياضية, مراكز الشباب او مدارس التربية الخاصية.... إلخ).