1- ورود كتاب من الجهات الخارجية (الوزارات, الهيئات, الشركات الخاصة او الجمعيات.. إلخ) بشان طلب اقامة فعالية او برنامج او نشاط توعوي رياضي مجتمعي بالتعاون مع الهيئة العامة للرياضة يستهدف مختلف فئات المجتمع (بنين - بنات - شباب - سيدات - كبار السن).

2- يتم التواصل مع الجهة الطالبة سواء عبر اتصال هاتفي او عن طريق اجتماع رسمي للتنسيق والاتفاق على آلية التنفيذ ومناقشة الاحتياجات المطلوبة لاقامة الفعالية (مطبوعات, هدايا, مكافآت المراكز الاولى, كؤوس, ميداليات, دروع ... إلخ).

3- يتم رفع مذكرة للسيد/ نائب المدير العام لقطاع الشئون الرياضية بالمقترح سالف الذكر متضمن الميزانية التقديرية المقترحة.

4- في حال الموافقة على المقترح يتم عمل ميزانية تقديرية بالمواد المطلوبة من قبل الادارة المختصة وبتوقيع المختصين (رئيس القسم ومدير الادارة) وارسالها عن طريق التراسل الالكتروني للسيد/ نائب المدير العام لقطاع الشئون الرياضية للاعتماد بشكل نهائي وتكون موجهة لسعادة مديرعام الهيئة العامة للرياضة للاعتماد وارسالها لنائب المدير العام لقطاع الخدمات المؤسسية لعمل اللازم واجراء الربط المالي.

5- بعد عمل الربط المالي يتم عمل طلبات الصرف الخاصة بالميزانية المعتمدة من قبل قسم التوعية المجتمعية (سواء نموذج عقد, مطبوعات, هدايا او ضيافة) او طلبات يتم توفيرها عن طريق اوامر الشراء, وتكون بكتاب رسمي لادارة الخدمات اللوجستية لتوفير المطلوب, والمتابعة من قبل المسئول لمراجعة المواد قبل توريدها والتأكد من جودة العينات المطلوبة.

6- التواصل مع الجهات الطالبة للتنسيق واعداد المخاطبات اللازمة (ادارة الاتصال المؤسسي بالهيئة لعمل التغطيات الاعلامية اللازمة ومن خلالها يتم مخاطبة تلفزيون الكويت لعمل بث مباشر ان احتاج الامر, ومخاطبة وزارة الصحة لتوفير سيارة اسعاف ان استدعى الامر, ووزارة الداخلية في حال طلب توفير الامن اللازم, وكذلك مخاطبة الجهات المختصة لتوفير مكان لإقامة الفعالية (المجتمعات التجارية , الاتحادات , والاندية الرياضية , الساحات الرياضية او مراكز الشباب ..... إلخ)