- استلام كتاب رسمي من النادي المتخصص بطلب صرف المشاركة في بطولة خارجية
- التأكد من ارفاق كافة المستندات المطلوبة
أ. ميزانية
ب. ثلاث عروض اسعار لكل من المصروفات المتنوعة ان وجدت وتذاكر السفر
ت. محضر اجتماع مجلس الإدارة
ث. دعوة/ لائحة البطولة
ج. اعتماده في برنامج المشاركات
- التأكد أن المبلغ المطلوب لا يتجاوز اجمالي المبلغ المعتمد للمشاركات
- مراجعة بنود ميزانية النادي بناءً على القرار رقم ٧ لسنة ٢٠١٨ بشأن المشاركات في اللقاءات الداخلية والخارجية للجهات الرياضية
- مراجعة عروض الاسعار المقدمة واختيار اقل سعر
- مراجعة لائحة الدولة المستضيفة والتأكد من البنود التي تتحملها (مثل السكن أو التذاكر) واستبعاد أي مصروفات مغطاة من الدولة المستضيفة
- إعداد كتاب صرف مرفقًا به الميزانية النهائية المعتمدة للنادي
- عرض الكتاب على مدير الادارة لاعتماده
- رفع الكتاب على نائب المدير العام لقطاع الشؤون الرياضية للعرض والاعتماد
- إرسال المعاملة إلى إدارة الشؤون المالية لاستكمال إجراءات الصرف