• استلام كتاب رسمي من النادي االشامل بطلب صرف المشاركة في بطولة خارجية
• التأكد من ارفاق كافة المستندات المطلوبة ومخاطبة الهيئة الرياضية في حال وجود أي نواقص

أ. ميزانية

ب. ثلاث عروض اسعار لكل من المصروفات المتنوعة ان وجدت وتذاكر السفر

ت. محضر اجتماع مجلس الإدارة

ث. دعوة/ لائحة البطولة

ج. اعتماده في برنامج المشاركات

• التأكد أن المبلغ المطلوب لا يتجاوز اجمالي المبلغ المعتمد للمشاركات
• مراجعة بنود ميزانية النادي بناءً على القرار رقم ٧ لسنة ٢٠١٨ بشأن المشاركات في اللقاءات الداخلية والخارجية للجهات الرياضية
• مراجعة عروض الاسعار المقدمة واختيار اقل سعر
• مراجعة لائحة الدولة المستضيفة والتأكد من البنود التي تتحملها (مثل السكن أو التذاكر) واستبعاد أي مصروفات مغطاة من الدولة المستضيفة
• إعداد كتاب صرف مرفقًا به الميزانية النهائية المعتمدة للنادي
• عرض الكتاب على مدير الادارة لاعتماده
• رفع الكتاب على نائب المدير العام لقطاع الشؤون الرياضية للعرض والاعتماد
• إرسال المعاملة إلى إدارة الشؤون المالية لاستكمال إجراءات الصرف